Hoe we AI integreerden in een bestaande Power Platform-app voor jaargesprekken
De uitdaging bij IBN: minder administratie na jaargesprekken
Na een jaargesprek begint voor veel leidinggevenden het administratieve werk. Gespreksverslagen uitwerken, afspraken vastleggen en formulieren invullen. Dat kost tijd die ze liever aan hun medewerkers besteden.
IBN helpt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt om hun talenten te ontwikkelen en passend werk te vinden. Binnen de organisatie voeren leidinggevenden jaarlijks gesprekken met hun medewerkers over hun functioneren, verantwoordelijkheden, persoonlijke ontwikkeling en gemaakte afspraken.
Na ieder gesprek moesten zij de informatie handmatig verwerken in een vast formulier. Met meerdere medewerkers liep de administratieve last al snel op.
De uitdaging was om dit proces slimmer en efficiënter te maken. Met een digitale oplossing die het vastleggen van gesprekken eenvoudiger maakt, overzicht creëert en de kans op fouten verkleint.
Hoe we AI integreerden in een bestaande Power Platform-app voor jaargesprekken
Een bestaande Power Platform-app ondersteunde het proces rondom jaargesprekken. Tijdens deze gesprekken bespreken leidinggevenden het functioneren, de ontwikkeling en de afspraken met medewerkers.
Na afloop moesten zij de informatie alsnog handmatig verwerken in een vast formulier. Vooral bij meerdere medewerkers zorgde dit voor veel terugkerend administratief werk.
De vraag was hoe we AI konden inzetten om dit onderdeel van het bestaande proces slimmer en efficiënter te maken.
Van gesprek naar gestructureerde informatie
Het idee was eenvoudig: het jaargesprek opnemen en AI gebruiken om de belangrijkste informatie automatisch vast te leggen.
De oplossing zet het opgenomen gesprek eerst om in een transcript. Vervolgens analyseert AI de tekst en herkent de relevante informatie, zoals het functioneren van de medewerker, persoonlijke ontwikkeling en gemaakte afspraken.
In plaats van alleen een lange transcriptie te maken, koppelt AI deze informatie aan de juiste onderdelen van het bestaande formulier. Daarbij houdt AI rekening met de onderwerpen, mogelijke antwoorden en de gewenste structuur van het formulier.
Zo wordt een gesprek automatisch vertaald naar gestructureerde informatie die direct bruikbaar is binnen de Power Platform-app. De leidinggevende hoeft niet alles opnieuw uit te werken en kan zich richten op het controleren en aanvullen van de vastgelegde informatie.
Standaard Power Platform was niet genoeg
IBN werkte al met een model-driven Power App. We wilden de nieuwe AI-functionaliteit daarom integreren in de bestaande applicatie, zonder extra systemen, accounts of losse tools.
Tijdens de ontwikkeling bleek dat niet alle benodigde functionaliteit standaard beschikbaar was binnen Power Platform. Daarom hebben we een Canvas App geïntegreerd in de model-driven app en een custom component ontwikkeld voor het opnemen van gesprekken.
Voor de transcriptie en het analyseren van de gespreksinformatie hebben we aanvullende Microsoft AI-technologie ingezet. Zo werken verschillende technologieën samen binnen één applicatie, zonder dat de gebruiker tussen systemen hoeft te schakelen.
Dit laat goed zien dat low-code development verder gaat dan standaardfunctionaliteit. Door Power Platform uit te breiden met maatwerk en AI kun je ook complexere processen ondersteunen binnen een bestaande applicatie.
Steeds een grens verleggen
Tijdens de ontwikkeling liepen we regelmatig tegen de grenzen van standaard Power Platform-functionaliteit aan. Iedere beperking vroeg om een andere technische oplossing.
Zo gebruikten we een Canvas App binnen de bestaande model-driven app, ontwikkelden we een custom code component voor de gespreksopnames en zetten we aanvullende Microsoft AI-technologie in voor transcriptie en informatieverwerking.
Ook de opslag vroeg om een slimme keuze. Omdat gesprekken een uur of langer kunnen duren, ontstaan relatief grote audiobestanden. In plaats van deze op te slaan in Dataverse, kozen we voor Azure Blob Storage. Daarmee blijft de opslag van grote audiobestanden gescheiden van de applicatiedata.
Het resultaat is een oplossing waarin Power Platform, maatwerk en Azure-technologie samenwerken. Niet de beperkingen van één technologie waren leidend, maar wat nodig was om het proces goed te ondersteunen.
Geen nieuwe tool voor de gebruiker
Een technische oplossing kan nog zo slim zijn, maar uiteindelijk bepaalt het gebruiksgemak of deze echt waarde toevoegt. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat de AI-functionaliteit aansluit op de bestaande werkwijze van leidinggevenden.
Ze hoeven geen aparte AI-tool te openen, een nieuw account aan te maken of tussen verschillende systemen te schakelen. Alles gebeurt binnen de Power Platform-app die ze al kennen.
De leidinggevende start de opname vanuit de applicatie en voert het jaargesprek zoals gebruikelijk. Na afloop wordt het gesprek automatisch omgezet naar tekst en analyseert AI de inhoud. De relevante informatie verschijnt vervolgens bij de juiste onderdelen van het formulier, zodat de leidinggevende deze kan controleren en waar nodig aanvullen.
Hierdoor blijft de leidinggevende verantwoordelijk voor de uiteindelijke vastlegging, terwijl AI het tijdrovende uitzoekwerk overneemt.
Zo voegen we AI toe aan een bestaand werkproces zonder het ingewikkelder te maken. De technologie ondersteunt de gebruiker en neemt administratieve handelingen uit handen.
Van repetitief administratief werk naar slimme ondersteuning
De AI-oplossing wordt inmiddels meerdere keren per dag gebruikt om jaargesprekken om te zetten naar gestructureerde informatie.
De exacte tijdsbesparing is nog niet gemeten, maar het handmatig uitwerken van een gesprek kan al snel een half uur kosten, afhankelijk van de hoeveelheid informatie en de werkwijze van de leidinggevende.
De meerwaarde gaat verder dan alleen tijd besparen. Leidinggevenden kunnen zich beter concentreren op het gesprek, terwijl AI helpt om de informatie achteraf op een consistente manier vast te leggen.
Zo verschuift de aandacht van administratieve verwerking naar wat echt belangrijk is: een goed gesprek voeren, afspraken maken en medewerkers ondersteunen in hun ontwikkeling.
Verder bouwen op het Power Platform met AI
Bij Indocs kijken we verder dan de standaardmogelijkheden van Power Platform. We beginnen niet bij de technologie, maar bij de uitdaging van de organisatie. Wat wil je verbeteren en wat is daarvoor nodig?
Soms is een standaard Power App voldoende. In andere situaties vraagt een proces om een slimme combinatie van Power Apps, Power Automate, maatwerk, Azure en AI.
Juist door deze technologieën te combineren, kunnen we bestaande applicaties uitbreiden met nieuwe functionaliteit. Zonder onnodige complexiteit toe te voegen of opnieuw te beginnen.
Daarbij kijken we niet alleen naar wat technisch mogelijk is, maar vooral naar wat praktisch werkt en meetbare waarde toevoegt voor de gebruiker.
Wil je meer uit je bestaande Power Platform-omgeving halen of AI integreren in je applicaties? Bij Indocs denken we graag met je mee over de mogelijkheden.
Wij laten jouw idee werken
